不少職場人都能說出一堆關於辦公室中工作的不便，但公司高層不見得知道：
「我常常要列印文件，但印表機超遠，每印一次都要花好多時間走去拿。」
「我的部門和另一個部門業務密切相關，常常要溝通討論，但卻被規劃在很遠的兩個區域，以致於工作上很沒效率！」
這些職場人熟悉的問題，其實都是一開始設計辦公室的時候考量不足所造成的結果。讓我們來看看，要如何設計辦公室，才能最有益於工作效率？
確認行業別的環境需求
不同行業別的辦公室，適合的工作環境與條件不同。室內設計師要規劃合適的辦公空間，需要多加觀察以及訪談，才能知道辦公室的從業人員有哪些需求。
舉例而言，會計師的工作內容講求精準、一絲不苟，需要安靜、穩定的工作環境，不能太過吵雜；而新創公司的辦公室，在工作上需要頻繁討論與交流，安排好會議室的空間，能提升工作效率。
設計師在規劃辦公室前，要透過訪談得知行業別的特性，客製化需求。企業主和工作人員愈能完整認知自身產業特性，告知設計師有哪些對環境的需求，設計師規劃空間時，就愈能全面納入考量。
不同行業別的辦公室，適合的工作環境與條件不同。圖中企業員工在一處環境舒適的座位區討論公事。(photo credit: 有偶設計提供)
為職務別量身設計
在同一個公司之中，行政人員、業務員、研發人員等不同的職務對於辦公環境會有不同需求。最好讓設計師與各部門進行各訪談，讓設計師知道其工作流程與特性，進行針對性的設計，提升工作效率。
有些新創公司企業主相當重視員工的意見，會和員工分享未來辦公室的設計圖，請員工提出職務上有哪些設計需求，這是設計師所樂見的，設計需求越清楚，設計師在規劃上就能越精準。
例如，某些公司有負責寄發產品的部門，座位旁邊需要有一定的空間擺放產品，工作起來才會更順手。設計師在進行辦公室規劃前若得知此需求，就能將此納入考量。
同事間需要頻繁進行討論，可以考慮設計開放式辦公空間。圖中為開放式的辦公空間，同事間方便進行討論。(photo credit: 27 IDEAS)
動線設計順暢
辦公室的動線配置，需要考量辦公空間中實際的工作行為而定。若是辦公室的開會頻率很高，會議室的位置可以設計於整體空間中央，以減少開會所需的走動距離。
若有頻繁的物流作業，辦公空間的設計，就要考量到大樓貨梯、倉儲空間、包裝作業區的位置，確保出、進貨路線順暢，提升作業效率。
加強相關部門連結度
辦公室中，不同部門之間的合作關係、溝通頻繁程度，都要列入設計考量。例如，公司中行銷部門與設計部門之間需要密切溝通，兩者座位區可以設計得更靠近。一般公司裡的會計人員和行政人員也常常需要交流，若將兩者規劃在同一個房間，討論事情會更方便。
公司中的財務人員定期需要和老闆討論交流，除了座位距離要更靠近，財務人員的電腦資料也較為敏感，就應該規劃在比較隱密的位置，讓一般同事不易靠近。
要提升辦公空間的工作效率，設計師需要深入了解公司的特性，包括哪些部門的溝通較為頻繁？動線規劃上有哪些需求？設計師掌握越多資訊，就能量身打造合適的辦公空間，提升辦公同仁的工作效率。
